Zahlungserinnerungen per Brief oder E-Mail: Was ist besser?

1. Geschwindigkeit der Zustellung

Das Verschicken von Zahlungserinnerungen per Brief kann einige Tage in Anspruch nehmen, bevor der Kunde es sieht. Hier ist eine Mail deutlich schneller. Natürlich sind einige Postunternehmen besser als andere – dies hängt auch immer von dem Land ab. Beispielsweise dauert die Zustellung eines Briefes in den USA drei Tage dauern. Naja, es ist auch ein großes Land…
E-Mail-Erinnerungen sind hier deswegen der Gewinner. Aber es gibt noch andere Aspekte, die zu beachten sind.

2. Kosten

Wenn Sie Briefe verschicken, müssen Sie mehrere Kosten abdecken. Schließlich müssen Sie den Briefumschlag, die Versandkosten und letztlich auch die Tinte des Druckers zahlen sowie das Papier. Eine schnelle Zustellung des Briefes kostet zusätzliches Geld.

Zahlungserinnerungen per E-Mail sind nicht nur schneller, sondern auch deutlich günstiger. Die einzigen Kosten, die Sie tragen müssen, sind vielleicht monatliche Zahlungen für den Service.

3. Bequemlichkeit

Auch der Versand von Briefen kann automatisiert werden, aber das Automatisieren von E-Mails ist nicht nur deutlich schneller, sondern auch deutlich simpler. Sie können im Voraus festlegen, wann eine solche Mail verschickt werden soll und können zugleich analysieren, wann Ihre Kunden Ihr Postfach besuchen und E-Mails lesen.

Doch nicht nur Unternehmen bevorzugen E-Mails, sondern Kunden ebenso. Schließlich können diese E-Mails überall öffnen – egal, ob Zuhause oder von unterwegs aus. Anschließend können diese die Mails auch deutlich simpler archivieren und speichern.

Finnland, Dänemark, Luxemburg, die Niederlande, Schweden und Großbritannien haben die höchste prozentuale Nutzung des Internets in der europäischen Union im Jahr 2016. Mehr als dreiviertel der Einwohner im Alter von 16 bis 74 nutzen das Internet auch mobil.

Quelle: Eurostat

4. Dringlichkeit

E-Mails sind zwar deutlich schneller und kostengünstiger, jedoch erscheinen diese etwas weniger professionell oder dringlich wie Briefe. In den Köpfen vieler älteren Kunden besitzen Briefe eine deutlich höhere Signifikanz und Dringlichkeit als E-Mails. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass Briefe immer seltener verschickt werden.

Vielleicht liegt dies auch daran, dass die Personen bezüglich unbezahlter Rechnungen per Brief antworten müssen und dies nicht per Mail dürfen. Diese Aspekte dürfen Sie bei der Wahl des Mediums nicht vergessen.

Wenn die Zahlungserinnerung sehr wichtig ist, sollten Sie nicht nur einen formalen und seriösen Ton verwenden, sondern ebenso zum Brief greifen. Dort sollten Sie auch die Konsequenzen einer zu späten Zahlung aufzeigen.

Deswegen denken wir, dass der Brief diesen Punkt für sich gewinnt. Vor allem die letzte Erinnerung sollte per Brief verschickt werden. Eine Änderung der Denkweise der Menschen wird nicht in den nächsten ein bis zwei Jahren eintreten.

5. Überlastung des Posteingangs

Sie müssen auch bedenken, dass Ihre Kunden täglich etliche E-Mails erhalten. Viele von uns leiden unter einer Überlastung des Posteingangs, sodass teilweise auch sehr wichtige E-Mails rigoros gelöscht werden. Ihre Zahlungserinnerung wird dadurch schlichtweg übersehen und nicht bearbeitet.

Deswegen könnten einige Kunden behaupten, dass diese niemals eine Zahlungserinnerung erhalten haben, sodass es über den Rechtsweg geklärt werden muss. Allerdings können Sie einige Dinge tun, um sicherzustellen, dass Ihre Mail sehr wahrscheinlich gesehen wird.

Beispielsweise sollten Sie die richtige Tageszeit auswählen, Ihren Firmennamen verwenden und auch die Betreffzeile passend wählen. Beispielsweise sind die folgenden Betreffzeilen sehr eindeutig und springen einem Betrachter schnell ins Auge: „Heizungskosten in Verzug“, „Ausstehende Rechnungen begleichen“ und so weiter.

Achten Sie auch darauf, dass Ihre Mails auf mobilen Endgeräten korrekt dargestellt werden können.

6. Zugänglichkeit

Vergessen Sie nicht, dass es einige Kunden gibt, die keinen Mailzugang haben. Dies sind oftmals ältere, ungebildetere, beeinträchtigte Personen, die vielleicht auch noch in ländlicheren Regionen wohnen. Unterschätzen Sie die Anzahl dieser Personen nicht. Es gibt etliche Personen, die in diese Kategorie fallen.

Etwa 13% der Amerika nutzen das Internet nicht. In Großbritannien sind es rund 10% der Haushalte, die keinen Internetzugang besitzen. 22% der behinderten Erwachsenen haben noch nie das Internet genutzt. In Deutschland nutzen rund 12% das Internet nicht. (Stand 2016)

Für Kunden, die keinen Internetzugang haben, bieten sich E-Mail-Erinnerungen einfach nicht an. Für die restlichen Kunden aber schon, da diese Mails zu jeder Zeit angesehen werden können.

7. Zustellungsrate

Eine Zulieferung kann weder bei der E-Mail noch bei dem Brief immer garantiert werden. Zu aller erst brauchen Sie die korrekte Adresse/E-Mail-Adresse. Aber selbst, wenn Sie die korrekte Adresse besitzen, heißt das noch nicht, dass die Zahlungserinnerung auch bei dem Empfänger ankommt.

Beispielsweise kann Ihre E-Mail auch einfach im Spam-Ordner landen, wenn der E-Mail-Anbieter die Mail als Spam abstempelt. Spamnachrichten werden von den meisten Menschen ohne nachzuschauen gelöscht. Doch auch der Brief muss nicht zwangsläufig beim Empfänger ankommen. Denn dieser kann auf dem Weg vom Büro zur Poststelle verloren gehen.

Eine mögliche Lösung ist, dass Sie mit einem Premium-E-Mail-Zahlungserinnerungstool arbeiten, dass es ermöglicht, dass Sie nicht weiter im Spamordner landen. Solche Firmen ermitteln einen gewissen Spam-Score und errechnen dadurch die Wahrscheinlichkeit, ob Sie im Spamordner landen werden oder nicht. Nun können Sie dagegen gezielt vorgehen.

8. Messbare Ergebnisse

Ein massiver Vorteil der digitalen Kommunikation ist, dass Sie die Ergebnisse Ihrer Mail jederzeit checken können, wobei die Daten sehr vertrauenswürdig und zuverlässig sind. Beispielsweise können Sie sich auch anzeigen lassen, ob eine Mail geöffnet, ein Link in dieser Mail angeklickt oder sogar auf diese Mail reagiert wurde. Es gibt keinen Grund mehr, auf Zahlungen zu warten.

Durch einen Multi-Plattform-Anbieter können Sie den Kunden auch einfach anrufen, wenn er die Mail nicht öffnet oder diese nicht zugestellt wird. Schließlich haben Sie die Daten vor sich und müssen nicht spekulieren.

Bei Briefen sieht dies anders aus. Hier müssen Sie erst einige Tage abwarten, um dann davon auszugehen, dass Ihr Brief entweder nicht geöffnet, zugestellt oder gar ignoriert wurde. Erst dann können Sie handeln und müssen solange weiterhin auf Ihr Geld warten.

9. Unverzügliche Antwort

Wenn Sie eine schnelle Antwort des Kunden möchten, dann ist die E-Mail-Variante die bessere Entscheidung. Beispielsweise können E-Mails einen Zahlungslink beinhalten, auf den der Empfänger einfach klicken kann, um den ausstehenden Betrag zu begleichen.

Eine solche Aufforderung, die per Brief kommt, wird erst einmal aufgeschoben und später erledigt. Nun besteht die Gefahr, dass der Kunde die Zahlung einfach vergisst und Sie eine weitere Erinnerung verschicken müssen.

10. Nachhaltigkeit

Da wir im 21. Jahrhundert leben und der Klimawandel kein Geheimnis mehr ist, muss jeder von uns eine gewisse Verantwortlichkeit übernehmen. E-Mails sind deutlich nachhaltiger und umweltschonender als Briefe. Nun kommen wir zu der alles entscheidenden Frage:

E-Mails oder doch Briefe?

Da Sie jetzt die Vor- und Nachteile der beiden Varianten für unterschiedliche Gesichtspunkte kennen, müssen Sie dies vielleicht auch für sich selbst entscheiden. Objektiv gesehen, ist die E-Mail der klare Gewinner. Schließlich ist die E-Mail deutlich günstiger, schneller und nachhaltiger.

Umfragen ergeben auch, dass Kunden ein schnelles Kommunikationsmittel bevorzugen. Allerdings haben Briefe dennoch ihre Daseinsberechtigung. Letztlich sollten Sie Ihre Entscheidung gut überlegt treffen. Schauen Sie sich Ihre Zielgruppe an und überlegen Sie sich, was sich diese wahrscheinlich erwünscht und welche Variante der Zahlungserinnerung besser ankommt und schneller bearbeitet wird. Viel Erfolg!